[Перевод] 10 распространённых рисков проекта и шаги по их устранению
Анализ рисков проекта помогает управлять проектом от начала до конца, чтобы исключить или сократить потери или неудачи в бизнесе. Причины рисков зависят от типа, сложности и продолжительности проекта. Цель анализа рисков проекта состоит в том, чтобы выявить возможные угрозы и сделать предварительную оценку последствий, а также запланировать меры по их снижению. В данной статье мы постараемся понять, зачем организация должна проводить анализ и управлять рисками проекта, а также приведём примеры некоторых распространённых рисков, с которыми сталкиваются в управлении проектами, и тех рисков, которые можно выявить при анализе проектных рисков.
Почему важно анализировать риски проекта?
Анализ рисков проекта важен, потому что он помогает руководителям проектов определить сильные и слабые стороны, а также потенциальные возможности во время или после завершения проекта. Чтобы провести эффективный анализ рисков, необходимо изучить и ознакомиться с потенциальными проблемами или угрозами «высокого риска», которые могут негативно повлиять на плановый ход проекта.
Чтобы сдержать и минимизировать потери, важно перечислить все неожиданные события, которые могут нарушить процессы, ресурсы и технологии в текущем проекте. Необходимо разработать комплексную стратегию снижения рисков, включающую в себя план тщательной подготовки. Главная цель анализа рисков проекта — минимизировать величины внешних и внутренних рисков. Идея заключается в том, чтобы применить проактивный, а не реактивный подход к управлению проектом. Это поможет убедить заинтересованные стороны в том, что несмотря на трудности, цели проекта будут достигнуты. Анализ рисков позволяет создать основу для устранения уязвимостей и использования возможностей, связанных с этими рисками. Решение задач, связанных с анализом рисков, требует участия опытного менеджера проекта и квалифицированных технических специалистов, способных эффективно управлять рисками в рамках своей компетенции.
10 распространенных типов проектных рисков
1. Технологический риск
Ведение проекта с технологической точки зрения представляет собой сложную задачу из-за постоянного внедрения новых технологий. Технологический аспект проекта является критическим фактором для обеспечения безопасности данных, оказания организационных услуг, соответствия требованиям и информационной безопасности. Риски, связанные с технологиями, более сложны из-за необходимости обучать персонал и закупать новое программное обеспечение при внедрении новых ИТ-решений. Есть также другие риски, связанные с технологиями, например, проблемы с обслуживанием, которые могут привести к задержкам и провалу проекта.
2. Коммуникационный риск
Эффективное и своевременное общение является ключевым принципом работы, который необходимо строго соблюдать при управлении проектом. Организация встреч с заинтересованными сторонами, такими как спонсоры проекта, помогает своевременно отслеживать изменения, перераспределять задачи и создавать продуктивную атмосферу в команде. Несмотря на наличие всех необходимых каналов связи и гаджетов, члены команды иногда пренебрегают важнейшими компонентами эффективной коммуникации, что может привести к потере данных или дезинформации и, в конечном итоге, к провалу проекта.
3. Риск изменения объёма проекта
Несанкционированные изменения в первоначально запланированном объёме проекта могут привести к дополнительным расходам на новые фичи, продукты или функции. Этот риск актуален для большинства проектов и иногда становится необратимым, так как некоторые из дополнительных функций могут быть критически важны для успеха проекта.
4. Риск затрат
Неправильное управление ресурсами проекта из-за излишне высокого бюджета или других ограничений могут представлять угрозу для успешного завершения проекта. Если затраты на проект превышают запланированные в бюджет суммы, риски могут переключиться на другие операции и сегменты рабочей силы. Сокращение ресурсов также может способствовать возникновению риска масштаба.
5. Операционный риск
Проект может остановиться или провалиться из-за неэффективного выполнения критически важных операций и основных процессов, таких как производство или закупки. Риски могут привести к прямым или косвенным убыткам из-за несоответствия или неудачных показателей качества, количества или стратегий. В зависимости от типа проекта, к операционным рискам могут относиться:
риск ИТ-системы;
риск прямого внедрения, связанный с людьми и процессами;
риск косвенной реализации с участием людей и процессов;
риск финансовых возможностей.
6. Риск здоровья и безопасности
Безопасность труда и охрана здоровья — это вид риска, который может нарушить соблюдение корпоративных стандартов. Компания должна регулярно проверять и оценивать стандарты безопасности и охраны здоровья, чтобы выявлять потенциальные риски, которые могут привести к убыткам или штрафам. Риск также может привести к ухудшению состояния здоровья сотрудников или клиентов, а репутация компании может быть под угрозой. Руководство несёт ответственность за постоянный мониторинг рисков для здоровья и безопасности в помещениях компании и в рамках её продукции или услуг.
7. Риск, связанный с квалифицированными кадрами
Использование внутреннего персонала представляет собой потенциально высокий проектный риск, поскольку иногда работы по проекту выполняются в разных местах, требуя присутствия собственного персонала. Наложение волн может стать источником проблем. Некомпетентность персонала в различных проектных подразделениях — ещё один риск, который может привести к дополнительным расходам на переобучение или перевод персонала.
8. Риск эффективности
Когда проект не достигает запланированных результатов, возникает риск, связанный с его эффективностью, который может повлиять на общую эффективность бизнеса. Эта проблема может потребовать дополнительного финансирования, возможного штрафа за невыполнение проекта и оказать влияние на позицию конкурентов.
9. Рыночный риск
Невыполнение проекта может вызвать рыночный риск, который позволит конкурентам воспользоваться ситуацией для нанесения ущерба бизнесу и вытеснения его с рынка. Другой рыночный риск может возникнуть на товарных и иностранных рынках, не соответствующих первоначальным оценкам проекта. Ликвидность, кредиты и колебания процентных ставок также могут отвлечь рынок от продаж.
10. Риск внешних опасностей
Потенциальные неблагоприятные события, находящиеся вне контроля руководства проекта, представляют потенциальные риски. Эти риски могут проявляться в различных формах, таких как терроризм, ураганы, наводнения, вандализм, землетрясения и гражданские беспорядки. В случае наступления таких событий проект может быть остановлен. Принимая соответствующие меры контроля, организации могут предотвратить значительный ущерб или потери, вызванные непредвиденными внешними опасностями.
6 рекомендаций по устранению проектных рисков
Многим крупным и наиболее технологичным проектам присуща неопределённость. Организации часто сталкиваются с проблемами из-за неудачных или несоответствующих мер по уменьшению рисков проекта и чрезвычайных ситуаций. Ниже перечислим шесть мер по снижению проектных рисков, которые помогут сохранить ваш проект в рабочем состоянии.
1. Определение рисков
Необходимо подготовить и изучить список всех возможных рисков, которые могут повлиять на проект. Убедитесь, что ключевые заинтересованные стороны понимают цели и задачи проекта, проведя серию мозговых штурмов. В отчёте по результатам встреч должны быть отражены все уровни рисков.
2. Расставьте приоритеты и сообщите о рисках.
Так как риски оказывают различное влияние на проект, выберите и разработайте эффективную стратегию снижения рисков, которая может привести к наибольшим потерям. Целесообразно будет выстроить шкалу и классифицировать риски, а затем сосредоточить усилия на самых значимых угрозах и обсудить их с руководящим комитетом проекта. Отчётность о рисках также помогает руководителям проекта контролировать каждый шаг.
3. Соотнесите вероятность каждого риска с его воздействием
Каждый потенциальный риск может иметь низкое, среднее или высокое воздействие на проект. В команде можно разработать матрицу вероятностей, которая соотносит риски с их возможными последствиями. Эта матрица поможет принимать решения относительно вероятности риска по сравнению с его воздействием для
принятия своевренных мер. Привязка риска к его потенциальному воздействию также критична, поскольку обеспечивает руководство планом действий проекта для эффективного контроля.
4. Разработка и развитие мер реагирования на риски
Путём разработки стратегии реагирования на риски проекта вы предотвращаете возможные угрозы или уменьшаете негативные последствия, если проблема неизбежна. Также важно регулярно пересматривать и отслеживать риски, чтобы не пропустить возможность предотвратить потенциальные угрозы.
5. План действий на случай непредвиденных обстоятельств для каждого риска
В случае возникновения риска команда должна иметь быстрый и надёжный план действий для непредвиденных обстоятельств, готовый к применению. План должен предотвращать или минимизировать дальнейший ущерб и предотвращать продолжение кризиса. Привлеките всех заинтересованных сторон к планированию и осуществлению плана действий в чрезвычайных ситуациях. План действий в чрезвычайных ситуациях должен содержать ответы на следующие вопросы:
Какие шаги нужно предпринять для снижения вероятности возникновения риска?
Что необходимо сделать для управления риском в случае его появления?
Как эффективно использовать возможности, которые открываются в связи с риском?
6. Записывайте и отслеживайте риски вместе с соответствующими задачами
Регистрация потенциальных рисков на уровне соответствующих задач или процессов помогает руководству следить за возможными угрозами. Важно записывать обнаруженные риски в специальном реестре и хранить их на центральном сервере проекта на протяжении всего его выполнения. Поскольку для контроля каждой задачи может быть назначен отдельный ответственный сотрудник, становится легко отслеживать каждый потенциальный риск и разрабатывать соответствующие меры. Кроме того, такие записи позволяют заинтересованным сторонам сосредоточиться на текущем состоянии проекта.
Обсуждать управление рисками в IT продолжим на открытых уроках:
13 марта: «Командные риски. Что может пойти не так с командой ИТ-проекта, как измерить и предотвратить угрозы?». Записаться
20 марта: «Выявление рисков: основные инструменты идентификации рисков, основные угрозы и уязвимости, средства контроля». Записаться
