"Липецккомбанк" закрыл пилот СЭД и приступил к тиражированию
"Липецккомбанк", входящий в банковскую группу "Зенит", завершил пилотный этап внедрения системы электронного документооборота CompanyMedia и готовится к дальнейшему ее тиражированию.
На сегодняшний день СЭД установлена на 60 рабочих местах ключевых специалистов головного офиса организации, расположенного в Липецке.
Рост объемов продаж, расширение масштабов деятельности банка привели к увеличению потоков документов, повышению нагрузки на персонал. Возникла необходимость автоматизации деятельности, контроля и ведения отчетности по нормативной и организационно-распорядительной документации компании. Для решения этих задач было принято решение внедрить СЭД. Выбор пал на разработку московской компании "ИнтерТраст" - систему электронного документооборота и управления контентом CompanyMedia. Система включает целый комплекс модулей, автоматизирующих разноплановые документоориентированные бизнес-процессы, легко настраивается, учитывая особенности документооборота компании-заказчика, эффективно работает в территориально распределенных компаниях с большим количеством пользователей и объемов документопотоков.
Система создана на платформе IBM Lotus, что облегчило обучение работе с ней, поскольку специалисты банка уже имели опыт эксплуатации данной платформы.
В ходе предпроектной работы был осуществлен анализ текущей организации документооборота и бизнес-процессов банка, позволивший выявить проблемы и определить пути их решения, настроить систему в соответствии с особенностями бизнеса Банка и требованиями руководства. Кроме того, была выработана оптимальная модель внедрения системы: в рамках пилотного проекта предполагалось установить СЭД CompanyMedia на рабочих местах основных участников документооборота (руководителей, исполнителей, делопроизводителей) головного офиса, а в дальнейшем по итогам пилота тиражировать систему на филиалы и дополнительные офисы, тем самым организовав единую информационную базу электронного документооборота.
На пилотном этапе были внедрены модули "CompanyMedia-Организационно-распорядительные документы", "CompanyMedia-Нормативные и распорядительные документы", "CompanyMedia-Заседания", позволившие автоматизировать организационно-распорядительную деятельность 60 ключевых сотрудников центрального офиса банка, а также документооборот, сопровождающий подготовку и проведение заседаний коллегиальных органов управления.
Опытная эксплуатация системы подтвердила правильность выбора решения. СЭД CompanyMedia позволила организовать хранилище внутренней нормативной документации, централизованный контроль исполнения документов, повысить исполнительскую дисциплину, что в комплексе привело к сокращению временных, материальных и трудовых затрат на организацию документооборота и электронного взаимодействия сотрудников "Липецккомбанк".
Положительные результаты пилотного проекта позволили говорить о дальнейшем развитии системы электронного документооборота. Сейчас ведутся подготовительные работы по тиражированию СЭД на 4 филиала (Москва, Елец, Старый Оскол, Туапсе) и 17 дополнительных офисов в Липецке. В общей сложности в 2012 году в системе будут работать более 150 сотрудников.
Планируется не только территориальное, но и функциональное масштабирование системы. Так, с помощью модуля "CompanyMedia-Делопроизводство" предполагается автоматизировать делопроизводство и организовать централизованное отслеживание документов в реальном времени.
Работы по внедрению и вводу системы в эксплуатацию выполнили специалисты компании "ИнтерТраст". Тиражирование системы будет проводиться удаленно, во многом благодаря помощи специалистов банка и администраторов системы со стороны заказчика.
© CNews
