Drake - Started From The Bottom или успех проекта начинается за секунду до…
О чем будет эта статья и для кого она
Эта статья — отражение моего прикладного опыта в сфере проектного управления, который, я надеюсь, станет еще одной опорой в строительстве вашего «Звездного разрушителя типа Имперский-1», ну или чего‑то вроде.
Мы поговорим о важных вещах, которыми необходимо обладать «за секунду до» начала проекта. КРУПНОГО проекта. И мы узнаем что такое управляемая среда и почему ее наличие так важно.
Для кого статья: будущих CIO и CTO, действующих и будущих продакт и проджект менеджеров, членов проектных и продуктовых команд. В общем, для всех.
Начнем
Мы назвали статью так как назвали не спроста. Любой крутой проект заканчивается постанализом. Команда инвестиционных аналитиков сравнивает плановые и фактические показатели в постинвестиционном анализе, разработка дописывает последние постмортерны, а руководитель проекта проверяет результат, согласно паспорту проекта. Период анализа, естественным образом, ограничен рамками и периодом фактического начала работ по проекту. Для рабочей группы проект начинается с первого затраченного часа, для стейкхолдеров с первых фактически понесенных финансовых затрат. Но вся правда в том, что проект начинается задолго до этого, с его подготовки. Мы не можем вырастить дерево вне экосистемы. Так и невозможно реализовать проект вне управляемой среды.
Мы не можем вырастить дерево вне экосистемы
автор картинки: Шедеврум
Ох, если бы только эта мысль стала одним из правил в обучении всех студентов каждого высшего учебного заведения, то, может, менеджерам бы не пришлось тратить колоссальное количество времени на внеплановые отчеты о работе и абсурдные объяснения. Помню, что однажды по требованию генерального директора сам писал подобный отчет, который ничем не отличался от объяснительной. Око за око, эмоция за эмоцию. Я помню свои эмоции, помню как меня переполняла злость. Помню как со скрежетом, сжимая зубы я пыхтел над листом, собирая в рабочем чате анамнез на тему «Почему мы отклонились от курса». Это было странно, ведь причина была на поверхности — у инженеров не было необходимых инструментов для выполнения задачи. Странно писать такие отчеты, когда задача по исправлению ситуации не выполнена. «Странно» — подумал я, и решил переписать свой отчет в бланк заявления на увольнение.
Был ли кто-то прав в данной ситуации? Нет. Я, будучи молодым руководителем, грешил несдержанностью и отсутствием нужного опыта для урегулирования подобного рода ситуаций. Генеральный директор через мои руки отвлекал от иной работы наших людей.
Это было все неправильно.
Ситуация, конечно же, себя изжила и мы с генералом смогли все исправить, в т.ч. и наши взаимоотношения. Но, оглядываясь назад я понимаю, что мы могли всего этого избежать, будь у нас больше времени на организацию управляемой среды.
Управляемая среда. Играли ли вы в игры на PC?
Так что такое это «управляемая среда». Пока я пишу эту статью, то стараюсь держать картинку в голове, чтобы читатель смог себе визуально представить то, о чем я пишу. Управляемая среда — это платформа, которая позволяет распределять, управлять и контролировать взаимодействие важных компонентов для реализации проекта.
Чтобы было проще, то объясню на всем на понятном языке: проект — это игра (желательно, представлять себе стратегию), всё чем мы управляем в игре — это ресурсы. Мы управляем самой игрой, используя настройки сложности, видео, звука, контроллера и т. д. — это важные вещи. В нашем примере, управляемой средой будет, непосредственно, развернутый софт на машине, внутри которого все вышеперечисленное живет, дышит и управляется.
Для нас важно использовать именно такую терминологию, поскольку она отличительна от остальных и она прикладная. К сожалению, как мы выяснили ранее: все еще остаются поверхностные вещи, которым не учат в альма‑матер. И это ничего, ведь для нашей сферы на долгие годы вперед открыта дорога к изменению парадигмы.
Приведем хороший пример, обращаясь к источникам. Есть точно подмеченная связь между причинами частых провалов IT‑проектов и знаниями по управлению проектами из книги «Управление IT‑проектом, или Как стать полноценным CIO», Сьюзан Снедакер. Вот он:
В 1986 году Альфред Спектор (Alfred Spector), президент компании Transarc, выступил соавтором статьи, сравнивавшей постройку мостов с разработкой ПО. Как отмечалось в статье, мосты строятся вовремя, в пределах бюджета, и они не падают. А вот создание ПО редко укладывается во временные и бюджетные рамки, и полученный продукт почти всегда «ломается». Спектор предположил, что мосты строятся вовремя, в рамках бюджета и не падают потому, что конструкция и процесс постройки утверждены и разработчик практически не имеет возможности их менять. Естественно, такая практика создания мостов была выработана за 3000 лет. А вот разработка ПО — это относительно новая сфера деятельности. Она насчитывает не 3000, а всего 60–70 лет.
Думаю, после такой аналогии у нас должно только усилиться желание ускорить наш локомотив по выдвижению гипотез и их проверок, в сфере управления IT-проектами.
В общем, управляемая среда — это понятие, которое есть в соседних отсеках IT-специализаций, но не было популярным в менеджменте. Пора нам это исправить.
Раскрываем суть важных вещей: из чего состоит управляемая среда
Не будем томить мозг от ожидания сути и сразу перейдем к этому списку Шиндлера важных вещей.
Но, сперва определение. Важные вещи — это компоненты управляемой среды, которые обеспечивают жизнедеятельность проекта. Пойдем по порядку.
Концепт и миссия
Я уверяю вас, что ни один проект, ни одна задача не будет выполнена с энтузиазмом, если нет глобальной цели, во имя которой люди работают. Есть показательная история о том, как в 1962 году в космическом центре НАСА Джон Кеннеди спросил уборщика со шваброй в руках, чем тот занимается. «Я, мистер президент, — как по точным сведениям ответил уборщик, — помогаю отправить человека на Луну».
Культура взаимодействия
Важный аспект — это культура взаимодействия людей. Мы не беремся за всецелое воспитание сотрудников или что-то в этом роде, но очень важно создать такой климат, при котором психологическое здоровье будет в безопасности.
Видимо, тут пару слов необходимо сказать, чтобы тема была очевидной для всех. Сохранение психологического здоровья и, вообще, здоровья человека это обязанность коллектива. Мы должны быть едины на пути к нашей цели. Друг за друга. Только так побеждают команды.
Road map
Культура должна быть своя, не заимствованной. У пути должен быть пункт назначения. Поэтому любая задача, проект, организация и компания должна понимать и знать, когда она закончит свое существование. И, хорошо бы было, чтобы это случилось после достижения поставленной цели.
Система онбординга и дип-дайва
Любая организация или предприятие так или иначе вынуждена проводить ротацию кадров. Эта ротация не должна быть отдана на откуп судьбе: справится ли новый сотрудник сам или нет. На входе, как и на выходе сотрудника должна встречать система онбординга, которая помогает быстро адаптироваться в новой среде и дает исчерпывающий объем информации о компании, культуре, инструментах, проекте и т.п.
Отметим, что важно иметь автономную систему онбординга и дип-дайва, которые бы не зависели от личного участия действующих сотрудников. Это позволит избежать лишней нагрузки на действующий персонал.
Каналы коммуникации
Чем эффективнее связь, тем эффективнее и сама команда. Стоит отметить, что каналы коммуникации сотрудников должны быть ограничены и находиться под администрированием менеджеров. Каналы коммуникации должны быть едины, чтобы сохранить информационное поле для каждого сотрудника.
Система трекинга задач
Тут все очень просто. Если хочешь сделать хорошо, то сделай это сам проконтролируй работу. Естественно, мы не должны отнимать время у коллег, донимая их запросами о статусе выполнения ими задач. Здесь на помощь нам приходит система трекинга задач. Именно она позволяет координировать рабочие потоки, вести информативную справку о принятых решениях и контролировать процесс выполнения работ.
Думаю, будет не лишним и здесь отметить, что всякая система должна находиться в администрировании у руководителя. Именно, на руководителя возлагается задача по контролю за эффективностью процесса работы сотрудников.
Вики-пространство
База знаний. Пожалуй, то, что хранит информацию о легаси какой-то функции рядом с гипотезами продактов и делает это прекрасно. База знаний — это универсальный инструмент, который позволяет вести журнал о компании, проекте, и остальном с определенной структурой.
Задам риторический вопрос: как вы думаете, на кого возлагается обязанность по администрированию Вики-пространства?
Принципы команды, при формировании продукта
Очень глубинная важная вещь, которая влияет как и на продукт, так и на его продажу. Здесь отметим, что принципы формируют продукт. Отсюда правило: ваш продукт будет настолько полезным, насколько этому соответствуют ваши принципы.
Ресурсы
Лучше достаточно, чем больше или меньше. Ресурсы должны быть конкретно рассчитаны под задачу. Например, больше денег, чем нужно — это не преимущество. Остаток денег, который вы не используете — это упущенная возможность в выгоде. Затаив у себя в бюджете больше денег, вы можете лишить другую команду возможности принести денег компании своими силами.
В общем, ресурсы важны, как и их мера.
Профильные инструменты
В начале статьи мы уже знакомились с историей, где отсутствие профильных ресурсов привело к проблеме в бизнесе. Профильные инструменты — это набор средств, которые необходимы сотруднику для выполнения задач.
Мы были за границей нуля
Вот мы и побывали за общепринятым горизонтом событий. Надеюсь, для вас это было таким же увлекательным путешествием, как и для меня.
Надеюсь, что ответ на вопрос «когда формируется успех IT-проекта?» стал теперь для вас явным.
Спасибо вам за то, что прочитали эту статью!
